Monika Otulakowska

HR Generalist w iRonin, Business Trainer, Technical Recruiter. Założenie i rozwój własnej firmy oraz doświadczenie etatowe pozwala mi wyciągać wnioski na temat pracy HRowca w IT i stosować innowacje. Wiedzę ze studiów psychologicznych dopasowuję do aktualnych trendów biznesowych. Należę do samodzielnych, kreatywnych specjalistów, wykorzystuję różne narzędzia, mody wśród programistów i obserwuję innych profesjonalistów w branży. Najwięcej radości sprawia mi poznawanie ludzi, analiza i wyciąganie ich zawodowego potencjału, ale i luźne rozmowy. Wieczorami zaglądam na najciekawsze poznańskie wydarzenia biznesowe. Poza pracą uprawiam kolarstwo górskie, douczam się pythona i muzykuję.

Wpisy autora

Gotowi na ocenę?

2017/04/10, Monika Otulakowska

Pracujesz w kameralnej firmie, dynamicznie rozrastającym się startupie, minikorpo, dużej organizacji czy w jakimkolwiek innym miejscu, w którym brakuje jasnych informacji dotyczących prowadzenia ocen pracowniczych. Boisz się reakcji swoich pracowników, nie wiesz, jak zacząć lub czy jesteś gotowy, by prowadzić sesje 1:1. Sytuacja oceny jest z reguły trudna dla każdej ze stron.

Czym tak naprawdę jest ocena pracownicza? Być może tak bardzo korpo-brzmiący byt istnieje już w twojej organizacji? Ocenę może wprowadzić każda firma, są jednak pewne zasady jej prowadzenia, na które warto zwrócić uwagę, aby była jak najbardziej efektywna i by uniknąć błędów, które później trudno będzie zatuszować.

Krótko o podstawach

Nazwy ocen pracowniczych, z którymi możemy się spotkać:

  • sesja informacji zwrotnej lub feedbacku
  • sesja 1:1
  • ocena roczna
  • ocena 360 stopni

Istnieje kilka rodzajów oceny rocznej:

  • technika rozkładu normalnego – sprawdzamy, jak pracownik plasuje się w wynikach otrzymanych przez inne osoby w danej grupie
  • assessment center (ośrodek oceny) – oceniamy zachowania pracownika na bieżąco np. podczas sesji wykonywania określonych zadań
  • ocena 360 stopni – oceny dokonują osoby stykające się z pracownikiem: zespół, klienci, dział personalny, managerowie, podwładni
  • system porównywania parami – porównujemy wyniki pracowników każdy z każdym i oceniamy ilość pozytywnych wskazań przy porównywanej kompetencji
  • samoocena – pracownik sam ocenia poziom swoich umiejętności, kierownik korzystając z tego samego arkusza i skali ocenia pracownika, podczas sesji wyjaśniane są największe różnice w wynikach.

(Źródło, R. Pyrek, System oceny pracowników)

Oczywiście to tylko przykłady, każda organizacja może posiadać lub już posiada odmienne sposoby oceny.

Nazwijmy rzeczy po imieniu –  to po prostu narzędzie zarządzania

Ocena pracownicza to moment dla pracodawcy, aby przedstawić informację zwrotną, ale również 5 minut dla pracownika, który ma do przekazania parę słów firmie. Skoro poświęcamy czas na to spotkanie, wykorzystajmy go w pełni. To, o czym zapominają czasem organizacje, to fakt, że oceny pracownicze są jednym z narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi, a nie zbędnymi cyferkami czy przymusowymi procedurami.

Ocena nie służy tylko obniżaniu lub podnoszeniu wynagrodzenia i cięć personalnych. Do czego możemy zatem wykorzystać ocenę, jeśli nie do redukcji etatów, awansowania lub podnoszenia wynagrodzenia? Po pierwsze: spójrz na wyniki swojej firmy z boku, zbierz ocenę na temat efektywności swojego zespołu, a następnie zobacz, czy jest w nich coś wspólnego. Na tej podstawie możesz decydować nie o pojedynczej jednostce, a być może zastygniętych procesach firmowych, skróceniu komunikacji lub jakichkolwiek innych dobrych zmianach. Dopiero później możesz pomyśleć o każdym pracowniku z osobna i jego wyniku rocznym.

Oceny roczne mają również dodatkowy, pozytywny efekt uboczny. Managerowie baczniej zwracają uwagę na to, czego konkretnie oczekiwać od pracowników i częściej wymieniają się informacjami ze swoim zespołem. (Źródło: Role systemu ocen)

Błędy, które możesz popełnić od samego początku:

  • nie masz czasu
  • nie posiadasz kultury firmy, celów, wizji, wartości, które cenisz
  • nie jesteś regularny
  • nie zbierasz danych na bieżąco
  • nie wiesz, co oceniać lub czego tak naprawdę oczekujesz
  • ty lub twój pracownik traktujecie spotkanie jako rzecz do odhaczenia
  • bierzesz pod uwagę ostatnie 2 tygodnie swojego pracownika

Jeśli chcesz podejść do tematu profesjonalnie i być maksymalnie transparentnym, określ i rozpocznij akcję informacyjną w swojej firmie:

  • Dlaczego oceniasz? Do czego wykorzystane zostaną wyniki oceny
  • Co oceniasz? Kryteria powinny być na tyle elastyczne, aby uwzględniały różnice zawodowe oraz specjalizacje zatrudnionych pracowników
  • Kogo oceniasz? System powinien obejmować wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie, jednak być różnym dla poszczególnych szczebli lub specjalności oraz być znany i akceptowany w całym środowisku pracy
  • Kto ocenia? Szef, pracownicy, klienci?
  • Jak oceniasz? Powinieneś uwzględniać specyfikę organizacji, być sprawiedliwy i obiektywny oraz otwartym na zmiany
  • Kiedy oceniasz? Ustawicznie, np. codziennie, czy okresowo

Wprowadzenie oceny pozwoli ci zastanowić się, czego tak naprawdę oczekujesz od pracowników i jak daleko od normy pracuje twój zespół. Być może efektywność jest zbyt niska i możesz zarabiać więcej lub też wręcz odwrotnie – należy zmienić procesy firmowe lub otworzyć nowe stanowiska, gdyż twoi pracownicy są przeciążeni?

Ocena pracownicza to system lub proces, nie coroczne święto

Nawet większe organizacje od pewnego czasu decydują się na rezygnację z prowadzenia ocen pracowniczych. Tłumaczą to wprowadzaniem przez procedury związane z oceną negatywnej atmosfery w zespole i tym, że nie spełniają swojej roli. Oceny pracownicze kojarzą się z papierkologią i potem z czoła, spowodowanym rozmówcą wbijającym wzrok w „poszkodowanego” pracownika. Poza tym nikt już nie ma na to wszystko czasu. Aktualne zmiany rynkowe wprowadzają zamieszanie, firmy wprowadzają coraz to nowe strategie. Ocena raz na rok jest po prostu oderwana od rzeczywistości  i wydaje się sztuczna.

Czy istnieją więc jakieś kontrargumenty na takie rozważania?

Oczywiście! Po pierwsze kompetencje miękkie lub wyznaczniki produktywności pracownika, niezależnie od zewnętrznych zmian, nie zmieniają się tak dynamicznie jak rynek. Dlatego nauka kompetencji trwa czasami naprawdę długo. Lekiem na wszystkie  wątpliwości związane z obniżaniem nastrojów w zespole i tym podobnych jest transparentność w zasadach prowadzenia ocen pracowniczych, w jakiejkolwiek formie. Podkreślenie ich znaczenia dla firmy i zgodności z wartościami, a także jej zalet dla pracownika. Dopasujmy system do swojej firmy i dajmy sobie czas.

Ocena pracownicza dzieli się na tę permanentną lub okresową np. coroczną. Obie metody mają swoje plusy i minusy. Tym, co łączy wszelkie rodzaje ocen, to fakt, że dzięki nim wiemy, czego oczekiwać od pracowników, a sami pracownicy spełniając oczekiwania czują się wydajni i wiedzą, czy się rozwijają.

Jeśli już teraz w twojej firmie istnieje system ocen, to jest to okazja do przeanalizowania nastrojów wśród pracowników z tym związanych. Przeprowadź ankiety – twoja kadra to najlepsze źródło informacji. Dzięki niej możesz ulepszać ten system i jest to nawet wskazane przy jego tworzeniu. Efektem ubocznym może być wtedy jedynie wzrost morale w zespole.

Wprowadzać czy nie wprowadzać

Ocena pracownicza może przysłużyć się tak groźnie brzmiącym procedurom jak derekrutacja, nagrody i kary, przydatność pracownika. Bez niej jednak nie dowiemy się czy ktoś zasługuje na awans, podwyżkę, wyróżnia się lub wymaga doszkolenia, by stać się jeszcze bardziej zaangażowanym pracownikiem. Traktując ocenę pracowniczą nie jak procedurę, a jako narzędzie zarządzania, należy dopasować ją do swojej organizacji i zmieniać! Pamiętajmy również, że wdrożenie systemu ocen wymaga czasu i może trwać od roku do nawet kilku lat. Już od początku odczujesz korzyści dzięki wprowadzeniu kultury feedbacku. Wprowadzając jasne zasady, przyjazną atmosferę, ale i będąc elastycznym przy okazji rozmowy 1:1, nie masz się czego obawiać.

Komentarze

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.