Maja Biernacka

Specjalizuje się w komunikacji wewnętrznej. Prowadzi firmę działającą w tym obszarze oraz bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni”. Komunikacją – dziennikarstwem i PR – zajmuje się od 2002 r. W tym czasie z powodzeniem wspierała takie marki jak: Allegro, Carlsberg, Volkswagen, IKEA, Telewizja Polska, EURO 2012 w Poznaniu. Zanim związała się z public relations, przygotowywała programy telewizyjne dla TVP oraz TVN.
Zobacz Maję na GoldenLine!

Wpisy autora

Wiem, ale nie powiem – bariery w komunikacji między działami

2017/07/31, Maja Biernacka

Trudności w komunikacji między działami to często obserwowany w firmach i diagnozowany w audytach komunikacji wewnętrznej problem. Dlaczego pracownicy nie chcą dzielić się informacjami? Jak można usprawnić komunikację między nimi?

Firma to boisko do gry, a inny dział to drużyna przeciwna. Gramy o zwycięstwo. Zdarza się, że – czasami nawet nieświadomie – tak zachowujemy się w pracy. Utrudniamy sobie współpracę, nie wymieniamy się informacjami niezbędnymi do wykonywania zadań, marnujemy czas na krytykę, zamiast rozwiązywać problemy czy skupiamy na własnym zespole, nie widząc potrzeb i działań innych. Zapominamy, że wszystkie działy firmy grają wspólnie do jednej bramki. A jeśli już chcemy mieć przeciwnika na boisku, to niech to będzie konkurencyjna firma.

Zachowam to dla siebie

Dlaczego nie chcemy dzielić się informacjami z innymi zespołami w firmie? Bardzo często odpowiedź na to pytanie jest banalna – ponieważ nie wiemy, które informacje i komu są potrzebne. Nigdy nie usiedliśmy z przedstawicielami innych działów przy jednym stole i nie odpowiedzieliśmy sobie na pytania, jakie informacje mamy i możemy przekazać innych, a jakich sami potrzebujemy, by efektywnie wykonywać codzienne zadania.

Kolejnym problemem jest zamknięta postawa pracowników. Nie chcemy się angażować, brać na siebie dodatkowej pracy w postaci dzielenia się informacjami. Poza tym często traktujemy wiedzę i informacje jako elementy korporacyjnej władzy. Kolejnym powodem jest brak czasu i zaufania do innych. Obawiamy się, jak informacje zostaną wykorzystane, gdy nie będą już pod naszą kontrolą. Być może użyte zostaną przeciwko nam.

Powodem niechęci do przekazywania informacji może być również brak narzędzi ułatwiających dzielenie się nimi pomiędzy działami oraz brak dobrych przykładów od kadry kierowniczej, która nie jest wzorem do naśladowania, a wręcz czuwa nad tym, by za dużo informacji nie wydostało się z jej zespołu. Powodem może być również kształtowana przez lata kultura organizacyjna, która nie sprzyja otwartej komunikacji.

Efektem frustracja i niższa efektywność

To, że nie dzielimy się informacjami, nie oznacza, że nie krążą one po firmie. Pojawiają się w obiegu jako plotki, tworząc chaos komunikacyjny i brak zaufania do współpracowników, a szczególnie do kadry kierowniczej, która powinna odpowiadać za kaskadowanie oficjalnych informacji. Brak łatwego dostępu do informacji oznacza też, że musimy poświęcić więcej czasu na ich zdobycie, abyśmy mogli wykonać powierzone nam zadania. Pozyskane z trudem informacje oraz te z drugiego obiegu mogą być błędne lub niepełne. Realizacja zadań w oparciu o nie może więc prowadzić do wykonywania ich z błędem czy konieczności poprawiania ich, co finalnie oznacza więcej pracy. Do tego dochodzą kwestie emocjonalne w relacjach między pracownikami. Nieporozumienia, konflikty i frustracje prowadzą do spadku zaangażowania i motywacji. Tracą na tym wszyscy – i pracownicy i firma. Na boisku wygrywa wtedy drużyna przeciwna.

Przełamanie barier

Trudnościom tym możemy przeciwdziałać na 3 płaszczyznach: zasad, postawy i narzędzi. W pierwszej kolejności warto określić, jakich informacji potrzebują osoby, z którymi współpracujemy, jakie możemy im udostępnić i jakich my sami potrzebujemy. Spotkanie i ustalenie zasad przekazywania informacji może być bardzo pomocne. Określmy, w jakiej postaci przekazywane będą informacje i za pomocą których narzędzi. Warto także rozważyć rozpisanie na poziomie całej firmy odpowiedzialności za dystrybucję informacji w danym temacie, narzędzi do przekazu i czasu, w jakim powinny się pojawiać.

Sprawdza się także częstsze pokazywanie, czym poszczególne działy i ich specjaliści zajmują się na co dzień. Dzięki temu inni pracownicy mogą dowiedzieć się, do kogo zgłosić się po potrzebne informacje. Organizacja drzwi otwartych, prezentacja zespołów na dużych spotkaniach firmowych czy w intranecie, prowadzenie wewnętrznej strony zespołu z aktualnościami i opisami obowiązków to tylko kilka możliwości.

Istotnym elementem będzie również postawa pracowników. Jeśli jesteśmy aktywni w dzieleniu się informacjami, częściej będziemy spotykać się też z takimi postawami osób, z którymi współpracujemy. Nasz styl komunikacji i współpracy ma tu kluczowe znaczenie i wpływ na to, jak inni odnoszą się do nas. Warto również wypracować własne źródła informacji i sposoby pozyskania ich. A jeśli szukamy informacji i nie ma ich tam, gdzie być powinny, zabiegajmy o poprawę w tym zakresie. To my tworzymy środowisko pracy i to w dużej mierze od nas zależy, jaka będzie jakość komunikacji wewnętrznej w firmie. Zacznijmy więc od siebie.

Komentarze

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.