Maja Biernacka

Specjalizuje się w komunikacji wewnętrznej. Prowadzi firmę działającą w tym obszarze oraz bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”.

Wpisy autora

Bardziej efektywna komunikacja wewnętrzna? Zrób porządki!

2018/02/28, Maja Biernacka

Myśląc o poprawie efektywności komunikacji wewnętrznej w firmie, często rozważamy wdrożenie nowych rozwiązań. Nie zawsze musi się to jednak sprowadzać do takich inwestycji. Zanim się na nie zdecydujemy, warto sprawdzić, jak możemy usprawnić istniejące już w firmie rozwiązania. Choć porządki są czasochłonne, mogą przynieść bardzo dobre efekty i skutecznie poprawić jakość komunikacji.

Komunikację wewnętrzną w firmie można uporządkować na kilka sposobów. Możemy zdecydować się na metodę kompleksowych porządków w postaci zbudowania strategii lub skupić się tylko na wybranych aspektach, by nadać im nowy kształt.

Zalety porządkowania

Choć porządki nie należą do ulubionych czynności – także w miejscu pracy – jeśli wykonamy je sumiennie, ich efekty mogą znacznie poprawić jakość funkcjonowania. Takie porządki w komunikacji wewnętrznej pomagają spojrzeć na realizowane działania z szerszej perspektywy i zobaczyć pełen obraz, który trudno wyobrazić sobie w toku bieżącej pracy. Dużo lepiej sprawdza się też spisanie stanu aktualnego czy rozrysowanie go niż analizy w głowie.

Porządki z rozmachem

Skutecznym sposobem na uporządkowanie komunikacji wewnętrznej jest skonstruowanie strategii. Taki dokument powinien zawierać zaplanowane działania na minimum rok. Należy w nim zawrzeć cele, jakie chcemy zrealizować i sposoby ich realizacji. Warto poświęcić czas na odpowiedni dobór narzędzi, przekazów oraz zaplanowanie mierników oceny efektywności realizowanych działań. Powinniśmy w ten proces zaangażować pracowników, prosząc ich o wskazówki na temat tego, co działa dobrze w obszarze firmowej komunikacji wewnętrznej, a gdzie należy wprowadzić usprawnienia. Odpowiedzi możemy zebrać podczas np. badań ankietowych lub wywiadów grupowych.

Narzędzia pod lupą

Wielość narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie ma swoje plusy, gdyż pozwala dywersyfikować działania komunikacyjne. Może jednak prowadzić także do chaosu i obniżenia jakości komunikacji, jeśli nie mamy kontroli nad dostępnymi kanałami przekazu lub korzystamy z nich bez planu. Najprostszym sposobem na to, aby uzyskać szeroki obraz stanu stosowanych w firmie instrumentów komunikacji, jest przygotowanie matrycy narzędzi. Powinniśmy zawrzeć w niej podstawowe elementy, które charakteryzują każde narzędzie, jak np. jego rodzaj, mocne i słabe strony, cel komunikacyjny, odbiorców, nadawców, tematy do zakomunikowania itd.

Skonstruowanie matrycy to dopiero pierwszy krok. W kolejnym należy poddać ją analizie, by zobaczyć, czym dysponujemy i na ile nasze zasoby pomagają nam działać skutecznie. Analiza obrazu narzędzi przyniesie nam także odpowiedzi na pytania, które z nich należy osłabić lub wręcz wyeliminować, ponieważ nie spełniają oczekiwań, a rolę których powinniśmy wzmocnić.

Szufladkowanie odbiorców

Aby działać w komunikacji wewnętrznej skuteczniej, warto również poświęcić czas na poznanie odbiorców, do których kierujemy nasze działania. Przygotowanie popularnych person, czyli charakterystyk poszczególnych grup docelowych czy bardziej skondensowanej wersji w postaci matrycy odbiorców pomoże nam spojrzeć z szerszej perspektywy na wszystkie grupy. Dzięki takim porządkom więcej dowiemy się o odbiorcach komunikacyjnych działań, ale też będziemy skuteczniej dobierać przekaz i narzędzia do danej grupy w toku realizacji dalszej komunikacji.

Pamiętajmy, że nasi odbiorcy nie są jednorodną grupą. Warto odkryć różnice w kolejnych zespołach i planować działania komunikacji wewnętrznej pod kątem oczekiwań grup docelowych.

Przypisanie roli nadawcom

Jeśli mamy poczucie, że w naszej firmie panuje chaos komunikacyjny wywołany tym, że każdy zespół czy osoba komunikuje centralnie, czyli do wszystkich pracowników wiele informacji bez nadzoru, koordynacji czy zasad, warto przyjrzeć się wielości nadawców. Sprawdźmy, kto i jakie treści komunikuje, w jakim celu, z jaką częstotliwością i jaki to przynosi efekt – nie tylko dla nadawcy, ale przede wszystkim dla odbiorców. Warto również odpowiedzieć sobie na pytanie, czy taki porządek jest dobry dla pracowników, firmy i celów, jakie stawiane są komunikacji wewnętrznej.

Być może po uporządkowaniu tego obszaru, odkryjemy, że są np. w organizacji podmioty, które warto włączyć w komunikację, a które dotąd tego nie robiły. Zmiany w tym obszarze warto wprowadzać w konsultacji z poszczególnymi nadawcami. Nie jest naszym celem zniechęcenie ich do komunikacji, a jedynie podniesienie jej efektywności, z korzyścią dla wszystkich zaangażowanych w ten proces.

Zdefiniowane procesy

Innym obszarem komunikacji, który może wymagać przyjrzenia się w ramach porządków, są procesy. Warto w pierwszej kolejności wyszczególnić najważniejsze z nich, spisać rolę komunikacji wewnętrznej w trakcie ich realizacji, by potem poddać je analizie. Wśród takich procesów mogą być np. onboarding i offboarding, komunikowanie strategii czy kluczowych zmian i projektów. Jeśli do tej pory komunikacja w tym zakresie była spontaniczna i realizowana przez różne podmioty, powinniśmy zaplanować taki proces na nowo i spisać go. Pamiętajmy, aby włączać w porządki tych, którzy są uczestnikami danego procesu. Z pewnością mają wiele pomysłów, jak dany proces mógłby być komunikowany.

Kategorie tematów

Kolejnym elementem, któremu warto się przyjrzeć, jest komunikowana tematyka, czyli wszystkie zagadnienia, które pojawią się w codziennej, centralnej komunikacji. Jeśli mamy podejrzenie przeładowania pracowników dystrybuowanymi informacjami, poświęcenie czasu na uporządkowanie tego obszaru może być pomocne. Aby wykonać to zadanie, warto stworzyć katalog komunikowanych tematów, ale też pożądanych informacji, na które czekają nasi pracownicy, a które np. z jakichś względów nie są jeszcze w firmowym obiegu. Powinniśmy przypisać właściciela do danej informacji, podmiot odpowiedzialny za dystrybucję, częstotliwość publikacji czy stosowane do tego narzędzia. Jeśli mamy dostęp do statystyk czy innych form ewaluacji danego tematu – również warto przeanalizować takie dane.

Gdy stworzymy kompleksowy katalog tematów, ponownie możemy zobaczyć więcej, sprawdzić, które tematy są wartościowe według odbiorców, które budzą najwięcej komentarzy, a które należy np. zmodyfikować, ponieważ są ważne, ale ich odbiór nie jest na zadowalającym poziomie.

Nie sprzątaj samodzielnie

Firmowe porządki w pojedynkę będą mniej skuteczne. Poza tym możemy narazić się na zarzut narzucenia wypracowanych przez jednostkę zmian. Dlatego warto za porządki zabrać się w grupie, aby nie tylko zobaczyć i usłyszeć więcej, ale również po to, aby angażować pracowników i dawać im poczucie wpływu na zmiany, które zachodzą w firmie. Włączając uczestników komunikacji w proces jej porządkowania, zapewniamy sobie ich poparcie, więcej możliwych rozwiązań zmian i liczne podpowiedzi, jak poszczególne obszary komunikacji postrzegane są przez reprezentantów różnych obszarów biznesowych. To cenne wskazówki do dalszego modyfikowania i usprawniania naszych komunikacyjnych działań.

Do porządków w komunikacji wewnętrznej możemy podejść na kilka sposób. Od szerokich działań (badanie jej stanu i zbudowanie strategii) po analizę wybranych jej elementów (nadawców, odbiorców, tematyki, narzędzi, procesów). Każda forma przyjrzenia się temu, na jakim etapie jest firmowa komunikacja, wdrożenie usprawnień po takiej analizie i obserwowanie ich efektów, są lepsze niż chodzenie latami utartymi ścieżkami bez refleksji nad tym, co zmienia się wokół i wpływa na nasze działania. Sprawdzanie, pytanie, modyfikowanie i ulepszanie to rozwój, którego wymaga również nasza firmowa komunikacja, by nadążała za nieustannymi zmianami, jakie zachodzą w jej otoczeniu.

 

Komentarze

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.