Sabina Borejsza-Wysocka

HR Manager w firmie Setapp Sp. z o.o. i autor licznych artykułów na portalu HRstandard. Pasjonuje się swoją pracą, dlatego wiedzę na temat branży upowszechnia również poprzez prowadzenie  szkoleń.

Wpisy autora

Jak skutecznie prowadzić projekty HR?

HR bywa wykorzystywany do rozwiązywania problemów „niechcianych”. Menadżerowie pojawiają się z hasłami typu: „pracownicy nie przychodzą na czas na spotkania, zróbmy coś z tym”, „ludzie są zdemotywowani w moim zespole, trzeba ich zmotywować do pracy” itd.

Pewnie każdy doświadczony HR-owiec miał okazję spotkać się z tego rodzaju rzuconymi w eter stwierdzeniami. Nic dziwnego, że takie wsparcie poszukiwane jest u nas. Problem polega jednak na tym, że często zabierając się za realizację projektu koncentrujemy się na niechcianych zachowaniach pracowników, a nie na przyczynach tych zachowań. Poniżej możesz znaleźć kilka wskazówek, według których staram się realizować wszystkie projekty. Wynikają one z moich prywatnych doświadczeń, a niestosowanie którejś z nich często kosztowało mnie trudności na kolejnych etapach projektów.

# Określenie jasnej potrzeby

Pojęcia wykorzystywane w naukach humanistycznych mają to do siebie, że wielu z nas rozumie je na swój sposób. Dużo osób (również spoza branży HR) wykorzystuje je na co dzień, ale interpretuje bardzo intuicyjnie. Stwarza to ryzyko, że te same pojęcia możemy rozumieć zupełnie inaczej. Dlatego trzeba mieć na uwadze, że jeśli współpracownik zgłasza problemy, na przykład motywacyjne – może mieć na uwadze bardzo różne kwestie. Szczególnie, że jest to pojęcie szerokie i wykorzystywane w wielu kontekstach. Może nawiązywać do tego, że zespół osiąga gorsze wyniki niż dotychczas, że ma on większe oczekiwania względem benefitów dostarczanych przez firmę niż w ostatnim kwartale albo że pojawiają się zachowania nieakceptowane w danej kulturze organizacyjnej. Rzeczywiście wszystkie te zjawiska mogą wynikać z poziomu motywacji pracowników, jednak niekoniecznie oznacza to, że właśnie na niej będziemy się koncentrować w ramach realizowanego projektu. Dlatego też kluczem do sukcesu jest jasne zdefiniowanie potrzeby, jaką mają współpracownicy. Jeszcze ciekawiej jest w momencie, kiedy różne strony zgłaszają różne problemy, a dokładniejsza analiza wykazuje, że można je rozwiązać poprzez realizację jednego projektu.

# Dokładne zdefiniowanie celu projektu

Kiedy mamy już określone pytania i wyzwania, na które musimy odpowiedzieć, należy zacząć poszukiwania przyczyn aktualnej sytuacji. Na tym etapie zdobywamy mnóstwo informacji. Często bardzo pomocne są ogólnodostępne teorie, które pokazują nam zależności pomiędzy poszczególnymi czynnikami, a czasem również spotkania z pracownikami, którzy dzięki innej perspektywie są w stanie przekazać nam informacje, o których dotychczas nie wiedzieliśmy. Efektem tego etapu będzie duża ilość nieustrukturyzowanej wiedzy. Jednak w pewnym momencie należy powiedzieć sobie “stop!”, jeśli chodzi o gromadzenie informacji. Ich nadmiar może uniemożliwić podejmowanie kolejnych kroków. Jeśli dzięki dotychczas zebranym informacjom jesteś w stanie mieć wgląd w temat, czas zabrać się za określenie poszczególnych elementów i stworzenie schematu zależności występujących między nimi. Synteza informacji może przynieść dodatkowe korzyści, np. zaobserwowanie elementów będących szansą na sukces Twojego projektu, obszarów rozwojowych czy też działań, które są aktualnie realizowane w firmie, a jednocześnie będą wspierać Twój cel w ramach projektu.

# Ustalenie kierunkowskazów

Podczas realizacji projektu powinniśmy mieć wyznaczone określone kierunkowskazy, które będą nam podpowiadały, jakie rozwiązania będą odpowiednie dla danej firmy. Takimi wskazówkami mogą być jasno określone wytyczne, które musi spełniać projekt, żeby zostać zaakceptowany przez szefostwo. Ważne jest to, żeby określić je na początku pracy! Dzięki temu trudniej będzie odrzucać nasze pomysły bez jasnej informacji zwrotnej. Uniemożliwia to argumentację typu: nie przemawia to do mnie, nie jest to coś, co sobie wyobrażałem itd. Takimi drogowskazami powinny być dla nas również wartości, wizja, misja czy manifest firmy. Oczywiście wszystko, co zaproponujemy, musi być z nimi zgodne, więc warto je uwzględniać w projekcie już na samym początku. Mimo, że często pracujemy z trudno mierzalną materią, prawdopodobnie będzie od Ciebie wymagane, żebyś określił mierniki sukcesu. One również są pomocne, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów w projekcie.

# Eksploracja podstaw teoretycznych oraz doświadczeń innych firm

Kiedy mamy już jasno określone zagadnienie, nad którym powinniśmy pracować, zbadajmy rynek. Prawdopodobnie nie jesteśmy pierwszą firmą, która boryka się z zadaniem, przed którym stoimy. Warto przeanalizować, jakie rozwiązania cieszą się dużą popularnością, a jakie są chwalone. Być może są firmy o podobnym charakterze do naszej, które dzielą się wiedzą na temat tego, w jaki sposób one rozwiązały problem. Oczywiście zdarza się, że informacje, do których dotrzemy, będą mocno ogólne bądź enigmatyczne. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby poprosić przedstawicieli danej firmy o ich uzupełnienie. Być może będą chętni, żeby podzielić się swoją wiedzą. Oczywiście po raz kolejny należy wrócić do podstaw teoretycznych. Uzasadnienie naszych propozycji w teorii jest bardzo ważne. Niewątpliwie przyda się na kolejnych etapach naszego projektu, kiedy będziemy uzasadniać swoje pomysły. Intuicyjnie właściwe rozwiązania są najczęściej niewystarczające. Jeśli nasza propozycja jest na tyle innowacyjna, że nie jesteśmy w stanie uargumentować jej wdrożenia na podstawie istniejących już materiałów, warto najpierw przeprowadzić eksperyment, który będzie dotyczył jedynie części pracowników oraz (podejmując ostateczną decyzję co do jego wdrożenia) oprzeć się na opiniach pracowników.

# Angażowanie w proces osób, których będą dotyczyć wyniki naszej pracy

Zazwyczaj wyniki naszej pracy mają wpływ na wszystkich czy też znaczną część pracowników w firmie. Dlatego to ich opinie są kluczowe podczas realizacji projektu. Zgromadzenie wiedzy teoretycznej na temat zagadnienia oraz informacji o rozwiązaniach pojawiających się na rynku może ułatwić nam zadawanie pracownikom odpowiednich pytań. Warto pamiętać, że tego rodzaju spotkania należy zaczynać od pytań bardziej ogólnych, które umożliwią różnym pracownikom podążanie myślami w bardzo odmiennych kierunkach, a kończyć na mocno uszczegółowionych, które wymuszają konkretne odpowiedzi, propozycje rozwiązań. Pamiętaj, że odpowiedzi “nie wiem” bądź “nigdy o tym nie myślałem” nie powinny być satysfakcjonujące. W takiej sytuacji dopytuj, przeformułuj pytania czy też posłuż się wizualizacją. Zrób wszystko, żeby zmotywować współrozmówcę do zastanowienia się nad tematem. Wszystkie informacje postaraj się przeanalizować i nigdy nie odrzucaj żadnych pomysłów bez uzasadnienia.  

# Planowanie “checkpointów”

Bardzo ważne jest zaplanowanie w projekcie momentów, w których zweryfikujesz dotychczasowe wyniki swojej pracy. Szczególnie, jeśli pracujesz w większym zespole, zweryfikowanie wyników działań jest bardzo ważnym etapem w projekcie. Dzięki temu możecie upewnić się, że działacie spójnie jako zespół i dążycie we właściwym kierunku lub skorygować swoje działania (jeśli pojawi się taka potrzeba).  

# Promocja systemu

Stworzenie systemu odpowiadającego na potrzeby pracowników to nie jest jeszcze moment, w którym możemy obwieścić sukces. Najtrudniejszy etap wciąż przed nami. Jego promocja zdecyduje o tym, czy osiągniemy sukces czy też wyniki naszej pracy nie przyjmą się w firmie. Dlatego nie żałujmy czasu na jej odpowiednie przygotowanie. Jeśli mamy taką możliwość, skorzystajmy ze wsparcia działu komunikacji wewnętrznej bądź marketingu. Sposób komunikacji powinien zależeć od tego, jak bardzo wyniki naszej pracy będą miały wpływ na pracowników. Jeśli jest to znacząca zmiana, nawet spotkania jeden na jeden mogą być odpowiednim rozwiązaniem. Często ten etap decyduje o tym, czy uda nam się osiągnąć wskaźniki, jakie sobie założyliśmy jeszcze na początku projektu. W związku z tym, że diabeł tkwi w szczegółach – komunikat, wizualna strona, jak i narzędzia, na których wykorzystanie się zdecydujemy, powinny być ze sobą spójne. Na tym etapie powinniśmy też tworzyć możliwość zadawania wszelkich pytań, jakie nurtują pracowników. Inaczej nasz projekt może przerodzić się w „kolejny projekt, który wymyślił sobie HR”. Jednak im więcej osób będzie zaangażowanych w realizację projektu na wcześniejszych etapach, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że dojdzie do takiej sytuacji.

# Praca w iteracjach

Wdrożenie wyników naszej pracy oraz promocja rozwiązania to nie koniec zabawy. Czasami to dopiero początek. Na tym etapie trzeba ustalić, kto jest odpowiedzialny za utrzymywanie projektu. Powinna być wyznaczona osoba, która w przypadku pojawiających się uwag, sugestii, zmian czy wątpliwości będzie na bieżąco rozmawiać z pracownikami i informować ich o tym, dlaczego zaproponowano takie rozwiązanie, a nie inne. Musi być to osoba, która jest otwarta na dialog i nie chce za wszelką cenę pozostawić projektu w niezmienionej formie. Warto go na bieżąco ewaluować pod potrzeby firmy i pracowników. Jednak trzeba też pamiętać, że nie każda sugestia pracownika powinna być równoznaczna z wprowadzeniem zmiany. Zrobiona na wcześniejszym etapie projektu analiza podstaw teoretycznych, rynku i zebrana opinia pracowników są podstawą stworzonych rozwiązań, które z określonych względów zostały uznane za najbardziej odpowiednie. Dlatego czasami wystarczające jest przekazanie odpowiedniego wyjaśnienia.

Być może masz propozycję dodatkowych wskazówek, które należałoby dołączyć do tej listy? Zachęcam do dzielenia się uwagami, również jeśli, nie zgadzasz się z którymś z rozwiązań!

Komentarze

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.