Julita Drąg

Współpracownik SILVERHAND, jednej z najbardziej innowacyjnych i najszybciej rozwijających się polskich agencji zatrudnienia o zasięgu międzynarodowym. www.silverhand.eu

Wpisy autora

Low performance management – zapobiegaj, zamiast leczyć

2018/10/15, Julita Drąg

Low performance management, czyli w wolnym tłumaczeniu niska wydajność zarządzania, jest przykrym wynikiem zaniedbania zespołu przez menadżera. Kiedy rezultaty już zaczynają spadać, jakakolwiek próba interwencji jest sporym wyzwaniem. Dlatego – wzorem zmagań z jesiennym przeziębieniem – łatwiej zapobiegać niż leczyć.

Firma to jeden wielki organizm, dlatego ważne jest dbanie o każdy, nawet najdrobniejszy jej element. Niska wydajność jednego z pracowników wpływa na wydajność całości. Przy pojawieniu się trudności dobry menadżer powinien dotrzeć do źródła problemu i możliwie najszybciej naprawić go.

Według „Developing Management Skills” (8th Edition, p.27, by David A. Whetten and Kim S. Cameron. © 2011. Reprinted by permission of Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, NJ.) efektywność pracowników to funkcja zdolności i motywacji. Oznacza to, że umiejętności osoby, która wykonuje konkretną pracę, są w równym stopniu zależne właśnie od stopnia zdolności przemnożonego przez stopień motywacji. Nawet najlepiej wykształcony pracownik z nieocenioną wiedzą, ale bez grama motywacji, nie da wymiernych korzyści firmie. Tak samo braki w zdolnościach nie mogą być przykryte nawet najwyższą dawką zaangażowania i chęci do pracy.

Diagnoza

Mając świadomość, że na wydajność wpływają głównie motywacja i umiejętności, nie można bagatelizować indywidualnego traktowania każdego z nich. To niełatwy, ale kluczowy moment, w którym menadżer może przez swoją nieuwagę skrzywdzić pracownika. Prostym przykładem jest zwiększenie presji na pracowniku, który pozornie sprawia wrażenie pozbawionego motywacji. Słowo pozornie jest tutaj kluczowe, ponieważ ten konkretny pracownik jest źle przeszkolony i dodatkowy nacisk z zewnątrz poskutkuje tylko większym stresem, nerwami i stratą czasu.

Problem niskich zdolności oznacza, że zadanie jest zbyt trudne dla pracownika, ponieważ jego indywidualne umiejętności i wiedza są niewystarczające. Najprościej zauważyć to zwracając uwagę na duży wysiłek, który nie przynosi pożądanych wyników w czasie.

Problem niskiej motywacji to najczęściej wina menadżera, ponieważ najlepiej buduje się ją dzięki ścisłej współpracy. Pracownik powinien mieć jasno określone cele, wiedzieć, czego się od niego oczekuje i jakie będą konsekwencje niesprostaniu wymaganiom. Każdy członek firmy musi być regularnie oceniany, mieć zapewnione niezbędne szkolenia i materiały oraz być stale zachęcany do współpracy z resztą pracowników.

Omówione powyżej przypadki wymagają natychmiastowego działania, jednak jest to reakcja na problem, a ustalone zostało wcześniej, że najkorzystniejsze jest zapobieganie. Można oczywiście czerpać inspiracje ze wzoru motywacji i umiejętności, co także przyniesie sporo pozytywów, ale warto zagłębić się dokładniej w temat.

Lista wskaźników low performance

Niespełnione cele. Brak postępów w wykonywanym zadaniu jest dość oczywistym sygnałem, że praca nie przebiega najlepiej. Pracownik, który mija się z powierzonym mu zadaniem powinien zostać potraktowany w specjalny sposób, w celu rozwiązania jego problemu i usprawnienia działań całego zespołu. Siła prostoty tego podejścia sprawia, że zapoznanie się z postawionymi celami i ich realizacją jest pierwszym działaniem specjalistów HR, dążących do poprawienia wydajności.

Jeden pracownik uzależniony od innych. Zespół to grupa ludzi, która musi umieć współpracować oraz polegać na sobie. Problem pojawia się, gdy dana jednostka jest zbyt uzależniona od reszty, a samodzielna praca sprawia jej trudności. Zbyt mocne poleganie na umiejętnościach czy zdolnościach konkretnej osoby obdziera uzależnionego od innych pracowników z przydatności grupie.

Niska jakość pracy. Ukończenie powierzonych zadań nie zawsze oznacza pełen sukces. Niska oraz nierówna jakość pracy może występować równocześnie z osiągnięciem celów. Rola menadżera polega na wyjaśnieniu pracownikowi, dlaczego dane działanie jest niewystarczające i pokazać różnice między pracami o rozbieżnej jakości.

Zła współpraca z szefem lub współpracownikami. Brak umiejętności pracy w grupie czy słabe zdolności komunikacyjne danej osoby przekładają się na niską wydajność całego zespołu. Oczywiście, niektóre stanowiska pracy są przeznaczone dla indywidualistów, którzy wypełniają swoje zadanie od początku do końca, ale nawet wtedy powinno się zwracać uwagę na stosunki międzyludzkie. Współpraca to nie tylko wykonywanie zadania w oparciu o odmienne umiejętności jednostek, to także kontakty z klientami, których dobro jest równoznaczne z dbaniem o partnera biznesowego.

Lekceważenie przez pracownika wartości firmy. Niezależnie od stanowiska, wykonywanych funkcji czy nakładu pracy, pracownik musi mieć świadomość ważności jego pracy. Najlepsze jest podejście, że dane zadanie jest ważne dla pewnej grupy odbiorczej, dlatego wykonanie jego z najwyższą dokładnością to wyraz szacunku. Pracownik powinien zdawać sobie także sprawę z wartości, które reprezentuje jego miejsce pracy oraz to, że będąc zatrudnionym w danym miejscu jest niejako jego wizytówką. Wychodząc z pracy, dalej jest częścią grupy, ciągle jest tam zatrudniony i świadomość tego powinna automatycznie skutkować odnoszeniem się do otoczenia w wymagany sposób.

Naruszenie zasad firmy. Sprawa wymagająca zdecydowanego podejścia i pewności działań, jaką jest egzekwowanie naruszeń zasad firmy, zawsze niesie za sobą konsekwencje. Nawet najlepszy pracownik, który narusza reguły miejsca pracy, musi być zwolniony. W przeciwnym razie jest to sygnał dla pozostałych osób, że takie postępowanie może być akceptowane. Z drugiej strony jest to, gdy do zwolnienia dojdzie, jasny komunikat, że zasad nie wolno łamać nawet najzdolniejszym. Takie wyciąganie konsekwencji pozwoli lepiej panować nad niechcianym zachowaniem.

Krok po kroku

Kompletowanie zespołu, który w przyszłości ma pracować jak dobrze naoliwiona maszyna, zaczyna się już na etapie rekrutacji. Powinno się stawiać na osoby, które nie tylko są odpowiednie na danym stanowisku, ale ich charakterystyka, sposób pracy czy komunikacji odpowiada jej przyszłym współpracownikom. Zespół samych liderów jest tak samo bezproduktywny jak drużyna skompletowana z samych napastników.

Trzeba także pamiętać, że książkowo dobrany zespół jest nim na początku tylko na papierze, trzeba zatem zadbać o proces adaptacji. Wykonanie go skrupulatnie i cierpliwie sprawi, że całość zacznie działać szybciej i dawać w pełni efektywne wyniki.

Początek współpracy to także najlepszy moment na sporządzenie kontraktu, który jasno określi działania zespołu. Powinien on zawierać relacje w zespole, wzajemne oczekiwania, stawiane cele i zakres obowiązków, ale także sposoby weryfikacji i konsekwencje zaniedbań. Jest to nieomylne narzędzie do rozwiązywania sporów, ponieważ samo w sobie jest podpisanym opisem działań, z którym wcześniej wszyscy się zgodzili.

Bez względu na etap znajomości i współpracy, menadżer musi dbać o relacje w zespole i podbijać motywację. Chęci do wykonywania zadań mogą potrzebować nabudowania, a niekiedy zbudowania ich od początku. Świadomość pracy dla kogoś, ale też dzięki komuś i zależności między poszczególnymi funkcjami może mieć tylko pozytywne efekty. Warto poświęcić trochę czasu na opowiedzenie grupie, jak istotne są ich wspólne działania i jaki mają na siebie wpływ.

W miejscu pracy, wśród współpracowników czy w kontakcie z szefem, pracownik musi czuć się bezpiecznie. Możliwość wyrażania własnych potrzeb i mówienia głośno o problemach zawodowych, czyli kultura feedbacku, to inwestycja w zatrudnionych. Firma zawsze zyskuje dbając o poczucie wartości własnych pracowników!

Komentarze

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.